12. februar 2019

VIRRING MENIGHEDSRÅD

Referat af ordinært menighedsrådsmøde tirsdag d. 12. februar 2019 kl. 19.00 i Sognehuset.

I mødet deltog: sognepræst Inger Lise Gram, sognepræst Søren Peter Villadsen, Jens Erik Frisk Nielsen, Kurt Schneider, Brenda Thorup samt Lars Torstensson.

Regnskabsfører Anne Marie Jensen, LMO, deltog under behandlingen af punkt 2.

  1. Godkendelse af dagsorden.

          Dagsorden godkendt trods manglen på det sædvanlige punkt 2: Godkendelse af referat.

2. Fremlægning af årsregnskab for 2018 v/ Anne Marie Jensen LMO, og menighedsrådets godkendelse.

Udkast til årsregnskab for 2018 blev fremlagt, gennemgået og tilrettet.

Vedrørende differentieret momssats:

Menighedsrådet har gennemgået den nye differentierede momsprocent, som er opgjort efter en model udarbejdet af Landsforeningen af Menighedsråd, BDO, PWC og kirkeministeriet.

Da vi ud fra vores viden og erfaring mener, at denne differentierede momsprocent er retvisende, beslutter vi, at beregningen kan lægges til grund for en momssats på 20%.

Vedrørende funktionsadskillelse:

For at efterkomme stiftsrevisors passus i revisionsprotokol vedr. 2017-regnskab beslutter vi følgende:

  • Alle bilag skal omkring kasserer Jens Erik Nielsen
  • LMO kan lægge bilag til betaling og godkendelse
  • Alle konteringer sendes til kontrol hos kassereren mindst 1 gang pr. måned

Udligningskonto for de to råd:

For at have fuld kontrol med og indsigt i denne konto, vil vi gerne have, at en jævnlig kontooversigt med alle bilag sendes til kassereren.

Regnskab:

Vi vil gerne have tallene sendt på mail før mødet fremover.

Udkast til årsregnskab for 2018 blev herefter godkendt, og det endelige regnskab vil blive behandlet på et senere møde.

3. Sikring af gravsten på Virring kirkegård.  Alle sten er gennemgået i samarbejde med Folkekirkens arbejdsmiljø rådgivning

Gennemgangen af kirkegårdens gravsten har vist, at vi har 15 – 20 sten i højrisikogruppen, og disse kan sikres midlertidigt ved at lægge dem ned mod soklen.

Beslutning: Vi afventer en central aftale fra provsti/stift vedr. fremgangsmåde og evt. egenbetaling, før vi foretager os yderligere.

Der foretages hverken afspærring eller nedlægning af sten uden forudgående kontakt til gravstedsejere.

Bevaringsværdige sten er alle sikret ved en ny opstilling af disse ryg mod ryg og forankret i jorden.

4. Graveren ansøger om ny arbejdsmobil telefo

Beslutning: Graver Heine Bonde indkøber en ny telefon til ca. kr. 2.500, -.

5. Beslutning om udbetaling af kørselsgodtgørelse til præsten (ansøgning vedlagt)

Beslutning vedr. udbetaling af denne type kørselsgodtgørelse skal træffes på et menighedsrådsmøde.

Beslutning: Der udbetales en kørselsgodtgørelse, jf. ansøgningen.

6. Friluftgudstjenester er på fællesmøde besluttet til 2 om året, hvor Essenbæk og Virring deles om hvert andet år, hvem vil være ansvarlig koordinator i Virring

Friluftsgudstjeneste d. 11/8 kl. 19.00 i Uggelhuse.

Gudstjenesten er at sammenligne med en almindelig gudstjeneste, så personalet har de samme forpligtelse som ellers. De praktiske opgaver klarer vi i fællesskab.

7. Beslutning om digitalt kort over Virring kirkegård (der kan måske opnås rabat ved koordinering af køb med Essenbæk)

Efter forespørgsel hos graver Heine Bonde viser det sig, at der ikke er noget umiddelbart behov for at digitalisere vores eksisterende kirkegårdskort.

Beslutning: Der indkøbes ikke en løsning med digitalt kirkegårdskort.

8. Meddelelser fra præsterne.

Der henvises til referat af Fællesmøde d. 6. februar 2019.

9. Evt.

Der er lavet ny aftenbelysning i klokketårnet.

Kurt Schneider og Jens Erik Nielsen deltager i medarbejdermødet 19/2 – 2019.

Inger Lise Gram                                       Søren Peter Villadsen            Jens Erik F. Nielsen             

   Kurt Schneider                                        Brenda Thorup                         Lars Torstensson

Referent: Lars Torstensson

13. november 2018

VIRRING MENIGHEDSRÅD

Referat af ordinært menighedsrådsmøde tirsdag d. 13. november 2018 kl. 19.00 i Sognehuset.

I mødet deltog: sognepræst Søren Peter Villadsen, kirke- og kulturmedarbejder Anne Sofie Blixt Nielsen, formand Jens Ole Johansen, Jens Erik Frisk Nielsen, Kurt Schneider, Brenda Thorup samt Lars Torstensson.

  1. Godkendelse af dagsorden.

Dagsorden godkendt.

  1. Evt. bemærkninger til forhandlingsprotokol fra menighedsrådsmødet 16. oktober 2018.

Ingen bemærkninger.

  1. Forslag til Virring menighedsråds mødeaktivitet i 2019 (bilag vedlagt).

Liste over mødeaktivitet 2019 blev godkendt.

  1. Status på udbygning af graverhus v/ Kurt S.

Kurt Schneider prøver at få provsten til at komme for at se på forholdene.

  1. Godkendelse af samarbejdsaftale om etablering af omfordelingspulje (se kopi).

Samarbejdsaftalen blev godkendt.

  1. Godkendelse af samarbejdsaftale om etablering af en fælles anlægspulje (se kopi).

Samarbejdsaftalen blev godkendt.

  1.    Valg af formand jf. § 8 stk. 1.

Jens Ole Johansen

  1.    Valg af næstformand jf. § 8 stk. 2.

Kurt Schneider.

  1.    Valg af kirkeværge jf. § 10 stk. 1.

Brenda Thorup

  1. Valg af kasserer jf. § 10 stk. 2.

Jens Erik Frisk Nielsen

  1. Valg af sekretær jf. § 10 stk. 4.

Lars Torstensson

  1. Valg af kontaktperson jf. § 10 stk. 5.

Kurt Schneider.

  1. Valg af bygningskyndig jf. § 10 stk. 8.

Jens Pedersen

  1. Valg af underskriftsberettiget jf. § 10 stk. 9.

Kurt Schneider

  1. Valg til stående udvalg.

Kirke- og kirkegårdsudvalg: hele menighedsrådet.

Præstegårdsudvalg: Jens Erik Nielsen

  1. Valg til øvrige udvalg.

IT-området: Lars Torstensson

Det fælles Aktivitetsudvalg: Lars Torstensson, Brenda Thorup.

Udvalget konstituerer sig selv.

Forretningsudvalget: Jens Ole Johansen, Jens Erik Nielsen

Forretningsudvalget bør efter Virrings opfattelse være et mellemled mellem de to menighedsråd og ikke mellem sognene.

 

  1. Meddelelser fra præsterne mfl.

–          Præstepraktikant Marike er startet igen

–          Gospeldag for konfirmanderne i sidste uge

–          Anne Sofie Blixt Nielsen er startet som kirke- og kulturmedarbejder. Hun præsenterede sig selv og sin stilling.

  1. Evt.

Der er ikke sendt rykkere ud længe.

Søren Peter Villadsen                               Jens Ole Johansen                 Jens Erik F. Nielsen

Kurt Schneider                                        Brenda Thorup                         Lars Torstensson

Referent: Lars Torstensson

 

 

 

16. oktober 2018

VIRRING MENIGHEDSRÅD

Referat af ordinært menighedsrådsmøde tirsdag d. 16. oktober 2018 kl. 19.00 i Sognehuset.

I mødet deltog: sognepræst Inger Lise Gram, graver Heine Bonde Smith (medarbejderrepr.), formand Jens Ole Johansen, Jens Erik Frisk Nielsen, Kurt Schneider samt Lars Torstensson.

Regnskabsfører Christian Kirk deltog under behandlingen af punkt 3 – 6.

  1. Godkendelse af dagsorden.

Dagsorden godkendt med tilføjelse af pkt. 7a: Særlige gudstjenester.

  1. Evt. bemærkninger til forhandlingsprotokol fra menighedsrådsmødet 14. august 2018.

Ingen bemærkninger.

  1. Fremlægning af regnskab for 3. kvartal 2018 v/ Christian Kirk og menighedsrådets godkendelse.

Regnskabsfører Christian Kirk gennemgik og kommenterede kvartalsrapport for3. kvartal.

Der er foretaget en 50/50 – fordeling mellem kirke og kirkegård ved udgiften vedr.  asfaltering af P-pladsen.

Der er et mindreforbrug samlet set, så vi står godt rustet til årets sidste og dyre kvartal.

Kvartalsrapporten blev godkendt.

  1. Menighedsrådets sluttelige godkendelse af årsbudget 2019.

Menighedsrådet godkendte årsbudget 2019:

”Virring Sogns Menighedsråd, cvr-nr: 11295010, Budget 2019. Endeligt budget afleveret d. 15-10-2018 10.02”.

  1. Menighedsrådets godkendelse af revisionsprotokol 2017 og underskrift af samme.

Menighedsrådet godkendte og underskrev Revisionsprotokol 2017.

  1. Menighedsrådets underskrift af protokollat 2017(kasseeftersyn).

Menighedsrådet godkendte og underskrev Protokollat 2017 (kasseeftersyn).

  1. Menighedsrådets tilladelse til anvendelse af salmebogstillægget ”100 salmer” og evt. indkøb af passende antal.

Der er fra sognepræsterne kommet et ønske om menighedsrådets tilladelse til at anvende og anskaffe nogle nye salmebogstillæg – i denne omgang tillægget ”100 salmer”.

Beslutning: menighedsrådet tillader, at salmebogstillægget kan anvendes, hvis ikke det strider mod andres godkendelser.

Menighedsrådet godkender, at der indkøbes ca. 50 eksemplarer til fælles brug i de 4 kirker.

7a.     Særlige gudstjenester: Lucia-, jagt- og friluftsgudstjeneste.

Luciagudstjeneste afholdes torsdag d. 13/12 kl. 19.00 i Virring kirke.

Jagtgudstjeneste: lægges omkring midten af februar, når det kan passe.

Friluftsgudstjeneste: plejer at ligge i august, men er de senere år ”druknet” i regn.

Virring menighedsråd vil gerne foreslå, at der fremover kun afholdes én årlig friluftsgudstjeneste, nemlig 2. pinsedag på skift mellem de 4 sogne.

  1. Menighedsrådets stillingtagen til sikring af eventuelle ”usikre gravsten ”.

Alle gravsten bliver nu synet for at lokalisere eventuelle ”usikre” gravsten.

Hvis/når sådanne opdages, vil gravstedsejerne blive kontaktet med en sikringsvejledning.

  1. Kirkebilsordningen. 

Se sidste referat for ordningen.

Indlæg til Kirkebladet vedr. muligheden for at benytte kirkebilen til besøg på kirkegården er lavet af Heine og Søren Peter.

  1. Faktura på den ” digitale arbejdsplads ”.

Alle fakturaer – også digitale – skal fremover sendes til Jens Erik.

  1. Menighedsrådets beslutning om deltagelse fælles julefrokost for de 4 sogne for

menighedsrådsmedlemmer med ægtefæller/ledsager.

Forslag til dato og tidspunkt meddeles snarest af Poul Nielsen.

Menighedsrådet deltager i den fælles julefrokost d. 6/12 kl. 18.00.

Lars sidder med i udvalget sammen med Birthe og Tine.

Virring indstiller, at hvert råd betaler for sine ”egne” deltagere!

  1. Orientering om ansættelse af sognemedhjælper Anne Sofie Blix Nielsen 

Der er nu ansat en kirke- og kulturmedarbejder, Anne Sofie Blix Nielsen.

Virring kan god frygte, at den anviste arbejdsplads med et delt kontor ikke er den mest optimale løsning. Vi henstiller derfor til, at der laves en evaluering af arbejdsforholdene og tages stilling til en eventuel omrokering af arbejdspladser.

  1. I forbindelse med menighedsrådets beslutning om ikke at være en del af det fælles regnskabskontor har vi inviteret revisionsfirma LMO, som vil informere om deres evt. mulighed for at tage over efter Christian Kirk.

Menighedsrådets beslutning: efter en længere samtale med Anne Marie Jensen og Dorthe Bruus fra LMO i Søften, besluttedes det at skifter regnskabsfører fra Christian Kirk til LMO. Skiftet er med virkning fra 1/12 – 2018.

De nødvendige tiltag i forhold til overdragelse af diverse fuldmagter, så Anne Marie Jensen og Dorthe Bruus (LMO) kan få de nødvendige adgange til pengeinstitutter, DAP, e-boks mm. iværksættes hurtigst muligt.

  1. Meddelelser fra præsterne.

Se punkt 7a.

  1. Evt. 

 

Inger Lise Gram                                       Jens Ole Johansen

Jens Erik F. Nielsen                            Kurt Schneider                               Lars Torstensson

 

 

 

14. august 2018

VIRRING MENIGHEDSRÅD

Referat af ordinært menighedsrådsmøde tirsdag d. 14. august 2018 kl. 19.00 i Sognehuset.

I mødet deltog: sognepræst Søren Peter Villadsen, graver Heine Bonde Smith (medarbejderrepr.), formand Jens Ole Johansen, Jens Erik Frisk Nielsen, Kurt Schneider, Brenda Thorup samt Lars Torstensson.

Regnskabsfører Christian Kirk deltog under behandlingen af punkt 3.

  1. Godkendelse af dagsorden.

Dagsorden godkendt.

  1. Evt. bemærkninger til forhandlingsprotokol fra menighedsrådsmødet 08. maj 2018

Behandles under senere punkter.

  1. Fremlægning af regnskab for 2 kvartal 2018 v/ Christian Kirk og menighedsrådets godkendelse

Regnskab for 2. kvartal 2018 blev fremlagt af regnskabsfører Christian Kirk.

Regnskabsrapporten viser et tilfredsstillende resultat.

Regnskabsrapporten blev godkendt af menighedsrådet.

  1. Beslutning om indkøb af ny løvsuger ( HBS orienterer )

Der ligger et tilbud på ca. 45.000, så det er nødvendigt at søge midler fra 5%-midlerne.

  1. Status på reklamationsarbejdet på gulv og bænke v/KS

Arbejdet med bænkene er gjort færdigt og ser ud til at være i orden.

På gulvet er lakken skrabet af; det skal herefter slibes, bejdses og vaskes i sæbelud, hvorefter arbejdet bør være tilendebragt.

  1. Orientering / beslutning om udvidelse af graverbygning v/KS

Menighedsrådet besluttede at sætte arbejdet med at udarbejde endeligt projektforslag og ansøgning i gang.

  1. Indkøb af aflåseligt skab og en makulator v/KS

Der er anskaffet både skabe og makulator.

  1. ” Taxa ” ordning orientering v/HBS

Der er stillet forslag om at udvide kirkebilordningen til også at omfatte kørsel til kirkegårdsbesøg.

Vi laver en forsøgsperiode på et års tid.

HBS og SPV laver omtale i Kirkebladet.

  1. Betaling for mindesamvær v/SPV

Der er af sognehusudvalget udarbejdet en ny prisfastsættelse i forbindelse med sammenkomster.

Menighedsrådet godkendte forslaget.

  1. Køb af s/h laserprinter til SPV ca. pris kr. 1.500

Der indkøbes en laserprinter til SPV

  1. Da Virring Menighedsråd ikke umiddelbart er indstillet på at indgå i en fælles regnskabsfunktion som skitseret i mail modtaget den 27. juli 2018 fra Chr. Kirk, må rådet drøfte og forholde sig til alternative løsninger.

JOJ undersøger forskellige muligheder, så der kan laves en overgang omkring regnskabsårets afslutning.

 

  1. Meddelelser fra præsterne.

Konfirmander starter 6/9 med opstartsaften.

Præstepraktikant starter på onsdag og kommer i gang i uge 36.

Der er opslået en stilling som kirke- og kulturmedarbejder med ansøgningsfrist 6/9.

  1. Evt.

 

Søren Peter Villadsen                              Jens Ole Johansen

 

Jens Erik F. Nielsen                            Kurt Schneider                               Lars Torstensson

 

8. maj 2018

VIRRING MENIGHEDSRÅD

Referat af ordinært menighedsrådsmøde tirsdag d. 8. maj 2018 kl. 19.00 i Sognehuset.

I mødet deltog: sognepræst Inger Lise Gram, sognepræst Søren Peter Villadsen, graver Heine Bonde Smith (medarbejderrepr.), formand Jens Ole Johansen, Jens Erik Frisk Nielsen, Kurt Schneider, Brenda Thorup samt Lars Torstensson.

Regnskabsfører Christian Kirk deltog under behandlingen af punkt 3 og 4.

  1. Godkendelse af dagsorden.

Dagsorden godkendt.

  1. Evt. bemærkninger til forhandlingsprotokol fra menighedsrådsmødet 27. marts 2018.

Malerarbejde ved gulv og bænke foretages i uge 22 – 24 uden beregning. Der kan dog blive lidt udgifter til noget pladearbejde. Kirken kan bruges til kirkelige handlinger i perioden.

Vi vil gerne have gulvet helt slebet ned, så det fremstår helt lyst.

Kurt Schneider følger op herpå.

  1. Fremlægning af regnskab for 1 kvartal 2018 v/ Christian Kirk og menighedsrådets godkendelse.

Kvartalsrapport for 1. kvartal er uden løn og honorar – når disse frigives, udsendes endelig kvartalsrapport.

Fremover får vi kontospecifikationer sendt med ud sammen med rapporter.

Kvartalsrapporten er godkendt, men vi er ikke tilfredse med, at vi ikke kan se løn og honorar.

  1. Budget 2019 og menighedsrådets godkendelse.

Oplæg til Budget 2019 blev gennemgået af Chr. Kirk.

Den del, der vedrører indkøb til fortæring i Sognehuset, vil vi foreslå bliver konteret i Essenbæk-Årslev-Hørning og ikke i Virring.

Der er usikkerhed omkring honorar for bladomdeling, så Chr. Kirk finder fakturaen frem og sender den.

Der flyttes et beløb til minikonfirmander.

Det skal bemærkes i Budget 2019, at Virring afholder en meget stor del af pastoratets fællesudgifter.              

           Udkast til Budget 2019 blev herefter godkendt.

  1. Valg af Virrings medlem til sognehus udvalg.

Lars Torstensson er udpeget som Virrings repræsentant i Sognehusudvalget.

  1. Graverhus i Virring funktion/anvendelse?? KS

Der er behov for mere plads i Virrings graverfacilitet.

Kurt Schneider indhenter et overslag over prisen på en udvidelse mod nord på 25 – 30 m2 til behandling på næste møde.

Der indkøbes et aflåseligt skab samt en makulator til hhv. opbevaring og makulering af dokumenter med personfølsomme oplysninger.

  1. Indkøb af løvsuger. HBS

Der er et ønske om at anskaffe en ny løvsuger, som koster ca. kr. 50.000.

Vi har ikke afsat penge hertil i budgettet, men HBS indhenter et tilbud på en byttepris, som vi så kan behandle på næste møde, når vi kender halvårsrapporten.

  1. Orientering fra præsterne.

Vi er kommet på den anden side af årets konfirmationer.

  1. Evt. 

Inger Lise Gram                              Søren Peter Villadsen                               Jens Ole Johansen

 

Jens Erik F. Nielsen                            Kurt Schneider                                      Brenda Thorup

 

Lars Torstensson

Fælles menighedsrådsmøde – tirsdag den 1. maj 2018.

Fællesmøde for Virring og Essenbæk – Årslev – Hørning Menighedsråd.

Tirsdag den 1. maj 2018, kl. 19.30 i Essenbæk Sognehus. 

Afbud: Helle Salling, Max Munch.

Mødeleder: Jens Ole Johansen.

Referent: Virring Menighedsråd.

Referat:

  1. Ansættelse af Sognemedhjælper/kirke og kulturmedarbejder v. kontaktperson Mogens Søndergaard. Tilrettet stillingsbeskrivelse/opslag vedhæftet.

Beslutning:  Stillingens timetal sættes til 25 timer/uge.

De vigtigste opgaver er de i opslaget nævnte samt opgaver omkring frivilligt arbejde og sekretærbistand til præsterne. Præsterne har tilsynet med opgaveprioritering opgaveindhold.

Ansættelsesudvalg: Søren Peter Villadsen, Jens Høyer, Jens Ole Johansen, Mogens Søndergaard og Berit Schneider Mogensen.

1a. Redigering af næste kirkeblad

Beslutning:     Kirsten Pultz hjælper Berit Mogensen.

  1. Fremtidige medarbejdermøder v. kontaktpersonerne Kurt Schneider og Mogens Søndergaard.

Beslutning: Medarbejdermøder afholdes primært inden for de ansattes arbejdstid, men det kan undersøges, om der er andre muligheder.

  1. Studietur 2018. Fastsættelse af dato? Evt. nedsættelse af udvalg?

Beslutning: Udvalg: Birthe Pedersen, Jytte Marcher og Lars Torstensson.

  1. Mindesamvær i Sognehuset. Orientering v. Søren Peter Villadsen.

Beslutning:   Der laves et sæt fastere retningslinjer vedr. brugen af huset. En fast tidsramme (3 timer efter start) og en tydeligere kommunikation omkring udlejning. Poul Nielsen undersøger mulighed for køkkenassistance.

Sognehusudvalget tilretter pjece.

  1. Meddelelser/orientering v. præsterne.

Intet.

  1. Gensidig orientering fra de 2 menighedsråd.

EÅH: renovering af diger i Hørning

  1. Næste møde

Ansættelsesudvalget fastsætter en ny mødedato.

Virring indkalder.

  1. Eventuelt.

Sogneudflugt til Horsens d. 4. september.

 

Jens Ole Johansen              Kurt Schneider                   Jens Erik Nielsen                Lars Torstensson

 

Brenda Thorup                    Poul Nielsen                       Jens Høyer                          Birthe Pedersen

 

Annette Gaardsted             Mogens Søndergaard         Berit Mogens                      Jytte Marcher

 

Henrik Blichfeldt               Tine Rasmussen                  Hanne Jensen                      Inger Lise Gram

 

Søren Peter Villadsen

 

Referent: Lars Torstensson