12. februar 2019

VIRRING MENIGHEDSRÅD

Referat af ordinært menighedsrådsmøde tirsdag d. 12. februar 2019 kl. 19.00 i Sognehuset.

I mødet deltog: sognepræst Inger Lise Gram, sognepræst Søren Peter Villadsen, Jens Erik Frisk Nielsen, Kurt Schneider, Brenda Thorup samt Lars Torstensson.

Regnskabsfører Anne Marie Jensen, LMO, deltog under behandlingen af punkt 2.

  1. Godkendelse af dagsorden.

          Dagsorden godkendt trods manglen på det sædvanlige punkt 2: Godkendelse af referat.

2. Fremlægning af årsregnskab for 2018 v/ Anne Marie Jensen LMO, og menighedsrådets godkendelse.

Udkast til årsregnskab for 2018 blev fremlagt, gennemgået og tilrettet.

Vedrørende differentieret momssats:

Menighedsrådet har gennemgået den nye differentierede momsprocent, som er opgjort efter en model udarbejdet af Landsforeningen af Menighedsråd, BDO, PWC og kirkeministeriet.

Da vi ud fra vores viden og erfaring mener, at denne differentierede momsprocent er retvisende, beslutter vi, at beregningen kan lægges til grund for en momssats på 20%.

Vedrørende funktionsadskillelse:

For at efterkomme stiftsrevisors passus i revisionsprotokol vedr. 2017-regnskab beslutter vi følgende:

  • Alle bilag skal omkring kasserer Jens Erik Nielsen
  • LMO kan lægge bilag til betaling og godkendelse
  • Alle konteringer sendes til kontrol hos kassereren mindst 1 gang pr. måned

Udligningskonto for de to råd:

For at have fuld kontrol med og indsigt i denne konto, vil vi gerne have, at en jævnlig kontooversigt med alle bilag sendes til kassereren.

Regnskab:

Vi vil gerne have tallene sendt på mail før mødet fremover.

Udkast til årsregnskab for 2018 blev herefter godkendt, og det endelige regnskab vil blive behandlet på et senere møde.

3. Sikring af gravsten på Virring kirkegård.  Alle sten er gennemgået i samarbejde med Folkekirkens arbejdsmiljø rådgivning

Gennemgangen af kirkegårdens gravsten har vist, at vi har 15 – 20 sten i højrisikogruppen, og disse kan sikres midlertidigt ved at lægge dem ned mod soklen.

Beslutning: Vi afventer en central aftale fra provsti/stift vedr. fremgangsmåde og evt. egenbetaling, før vi foretager os yderligere.

Der foretages hverken afspærring eller nedlægning af sten uden forudgående kontakt til gravstedsejere.

Bevaringsværdige sten er alle sikret ved en ny opstilling af disse ryg mod ryg og forankret i jorden.

4. Graveren ansøger om ny arbejdsmobil telefo

Beslutning: Graver Heine Bonde indkøber en ny telefon til ca. kr. 2.500, -.

5. Beslutning om udbetaling af kørselsgodtgørelse til præsten (ansøgning vedlagt)

Beslutning vedr. udbetaling af denne type kørselsgodtgørelse skal træffes på et menighedsrådsmøde.

Beslutning: Der udbetales en kørselsgodtgørelse, jf. ansøgningen.

6. Friluftgudstjenester er på fællesmøde besluttet til 2 om året, hvor Essenbæk og Virring deles om hvert andet år, hvem vil være ansvarlig koordinator i Virring

Friluftsgudstjeneste d. 11/8 kl. 19.00 i Uggelhuse.

Gudstjenesten er at sammenligne med en almindelig gudstjeneste, så personalet har de samme forpligtelse som ellers. De praktiske opgaver klarer vi i fællesskab.

7. Beslutning om digitalt kort over Virring kirkegård (der kan måske opnås rabat ved koordinering af køb med Essenbæk)

Efter forespørgsel hos graver Heine Bonde viser det sig, at der ikke er noget umiddelbart behov for at digitalisere vores eksisterende kirkegårdskort.

Beslutning: Der indkøbes ikke en løsning med digitalt kirkegårdskort.

8. Meddelelser fra præsterne.

Der henvises til referat af Fællesmøde d. 6. februar 2019.

9. Evt.

Der er lavet ny aftenbelysning i klokketårnet.

Kurt Schneider og Jens Erik Nielsen deltager i medarbejdermødet 19/2 – 2019.

Inger Lise Gram                                       Søren Peter Villadsen            Jens Erik F. Nielsen             

   Kurt Schneider                                        Brenda Thorup                         Lars Torstensson

Referent: Lars Torstensson

KONTAKT

14. august 2018

VIRRING MENIGHEDSRÅD

Referat af ordinært menighedsrådsmøde tirsdag d. 14. august 2018 kl. 19.00 i Sognehuset.

I mødet deltog: sognepræst Søren Peter Villadsen, graver Heine Bonde Smith (medarbejderrepr.), formand Jens Ole Johansen, Jens Erik Frisk Nielsen, Kurt Schneider, Brenda Thorup samt Lars Torstensson.

Regnskabsfører Christian Kirk deltog under behandlingen af punkt 3.

  1. Godkendelse af dagsorden.

Dagsorden godkendt.

  1. Evt. bemærkninger til forhandlingsprotokol fra menighedsrådsmødet 08. maj 2018

Behandles under senere punkter.

  1. Fremlægning af regnskab for 2 kvartal 2018 v/ Christian Kirk og menighedsrådets godkendelse

Regnskab for 2. kvartal 2018 blev fremlagt af regnskabsfører Christian Kirk.

Regnskabsrapporten viser et tilfredsstillende resultat.

Regnskabsrapporten blev godkendt af menighedsrådet.

  1. Beslutning om indkøb af ny løvsuger ( HBS orienterer )

Der ligger et tilbud på ca. 45.000, så det er nødvendigt at søge midler fra 5%-midlerne.

  1. Status på reklamationsarbejdet på gulv og bænke v/KS

Arbejdet med bænkene er gjort færdigt og ser ud til at være i orden.

På gulvet er lakken skrabet af; det skal herefter slibes, bejdses og vaskes i sæbelud, hvorefter arbejdet bør være tilendebragt.

  1. Orientering / beslutning om udvidelse af graverbygning v/KS

Menighedsrådet besluttede at sætte arbejdet med at udarbejde endeligt projektforslag og ansøgning i gang.

  1. Indkøb af aflåseligt skab og en makulator v/KS

Der er anskaffet både skabe og makulator.

  1. ” Taxa ” ordning orientering v/HBS

Der er stillet forslag om at udvide kirkebilordningen til også at omfatte kørsel til kirkegårdsbesøg.

Vi laver en forsøgsperiode på et års tid.

HBS og SPV laver omtale i Kirkebladet.

  1. Betaling for mindesamvær v/SPV

Der er af sognehusudvalget udarbejdet en ny prisfastsættelse i forbindelse med sammenkomster.

Menighedsrådet godkendte forslaget.

  1. Køb af s/h laserprinter til SPV ca. pris kr. 1.500

Der indkøbes en laserprinter til SPV

  1. Da Virring Menighedsråd ikke umiddelbart er indstillet på at indgå i en fælles regnskabsfunktion som skitseret i mail modtaget den 27. juli 2018 fra Chr. Kirk, må rådet drøfte og forholde sig til alternative løsninger.

JOJ undersøger forskellige muligheder, så der kan laves en overgang omkring regnskabsårets afslutning.

 

  1. Meddelelser fra præsterne.

Konfirmander starter 6/9 med opstartsaften.

Præstepraktikant starter på onsdag og kommer i gang i uge 36.

Der er opslået en stilling som kirke- og kulturmedarbejder med ansøgningsfrist 6/9.

  1. Evt.

 

Søren Peter Villadsen                              Jens Ole Johansen

 

Jens Erik F. Nielsen                            Kurt Schneider                               Lars Torstensson

 

8. maj 2018

VIRRING MENIGHEDSRÅD

Referat af ordinært menighedsrådsmøde tirsdag d. 8. maj 2018 kl. 19.00 i Sognehuset.

I mødet deltog: sognepræst Inger Lise Gram, sognepræst Søren Peter Villadsen, graver Heine Bonde Smith (medarbejderrepr.), formand Jens Ole Johansen, Jens Erik Frisk Nielsen, Kurt Schneider, Brenda Thorup samt Lars Torstensson.

Regnskabsfører Christian Kirk deltog under behandlingen af punkt 3 og 4.

  1. Godkendelse af dagsorden.

Dagsorden godkendt.

  1. Evt. bemærkninger til forhandlingsprotokol fra menighedsrådsmødet 27. marts 2018.

Malerarbejde ved gulv og bænke foretages i uge 22 – 24 uden beregning. Der kan dog blive lidt udgifter til noget pladearbejde. Kirken kan bruges til kirkelige handlinger i perioden.

Vi vil gerne have gulvet helt slebet ned, så det fremstår helt lyst.

Kurt Schneider følger op herpå.

  1. Fremlægning af regnskab for 1 kvartal 2018 v/ Christian Kirk og menighedsrådets godkendelse.

Kvartalsrapport for 1. kvartal er uden løn og honorar – når disse frigives, udsendes endelig kvartalsrapport.

Fremover får vi kontospecifikationer sendt med ud sammen med rapporter.

Kvartalsrapporten er godkendt, men vi er ikke tilfredse med, at vi ikke kan se løn og honorar.

  1. Budget 2019 og menighedsrådets godkendelse.

Oplæg til Budget 2019 blev gennemgået af Chr. Kirk.

Den del, der vedrører indkøb til fortæring i Sognehuset, vil vi foreslå bliver konteret i Essenbæk-Årslev-Hørning og ikke i Virring.

Der er usikkerhed omkring honorar for bladomdeling, så Chr. Kirk finder fakturaen frem og sender den.

Der flyttes et beløb til minikonfirmander.

Det skal bemærkes i Budget 2019, at Virring afholder en meget stor del af pastoratets fællesudgifter.              

           Udkast til Budget 2019 blev herefter godkendt.

  1. Valg af Virrings medlem til sognehus udvalg.

Lars Torstensson er udpeget som Virrings repræsentant i Sognehusudvalget.

  1. Graverhus i Virring funktion/anvendelse?? KS

Der er behov for mere plads i Virrings graverfacilitet.

Kurt Schneider indhenter et overslag over prisen på en udvidelse mod nord på 25 – 30 m2 til behandling på næste møde.

Der indkøbes et aflåseligt skab samt en makulator til hhv. opbevaring og makulering af dokumenter med personfølsomme oplysninger.

  1. Indkøb af løvsuger. HBS

Der er et ønske om at anskaffe en ny løvsuger, som koster ca. kr. 50.000.

Vi har ikke afsat penge hertil i budgettet, men HBS indhenter et tilbud på en byttepris, som vi så kan behandle på næste møde, når vi kender halvårsrapporten.

  1. Orientering fra præsterne.

Vi er kommet på den anden side af årets konfirmationer.

  1. Evt. 

Inger Lise Gram                              Søren Peter Villadsen                               Jens Ole Johansen

 

Jens Erik F. Nielsen                            Kurt Schneider                                      Brenda Thorup

 

Lars Torstensson

31. maj 2017

Essenbæk – Årslev – Hørning Menighedsråd.                     

Referat fra ekstraordinært menighedsrådsmøde onsdag den 31. maj kl.19.00.   Blad nr. 18.

Regnskabsfører Chr. Kirk deltager i mødet.

Afbud:    Hanne Jensen og Ole Rygaard.

Dagsorden.

  1. Godkendelse og underskrift af referat fra møderne den 4. maj.

Menighedsrådets beslutning.   Underskrevet og godkendt.

  1. Godkendelse af dagsorden. Der afholdes lukket møde efter dette møde med nyt dagsorden punkt.

Menighedsrådets beslutning.  Godkendt

  1. Fremlæggelse af budgetforslag for 2018 til godkendelse v. regnskabsføreren. Christian Kirk redegjorde for budget 2018.

Essenbæk- Årslev- Hørning Menighedsråd. cvr.nr. 37992283. Budget 2018. Bidrag budget afleveret d. 26-05-2017 0845

Menighedsrådets beslutning. Godkendt.

  1. Fremlæggelse af kvartalsrapport (1. kvartal) v. Regnskabsføreren. Rapport blev uddelt. Christian Kirk redegjorde for rapporten, der desværre mangler budgettal for 2017.

Menighedsrådets beslutning. Godkendt

  1. Justering af udkast til prioriteringsliste for forbrug af frie midler i 2017. Liste udsendt med dagsorden. Listen blev gennemgået. Justeret liste medsendes referat.

Menighedsrådets beslutning. Godkendt

  1. Gennemgang og godkendelse af synsrapporter vedr. kirke og kirkegårdssynene den 18. maj. Kirkeværgerne fra de 3 kirker, orienterede om opgaverne og deres planlagte løsning.

Menighedsrådets beslutning. Godkendt

  1. Indstilling om ekstra hjælp på kirkegårdene frem til udgangen af november måned 2017 v. kirkeværgerne, formanden, – og kontaktpersonen der fremlægger forslaget. Midlertidig vikar er ansat. Sandsynlig skal der en op normering af graverområdet, tages op senere.

Menighedsrådets beslutning. Godkendt

 

 

 

Blad nr. 19.

  1. Assentoft Frikirke forespørger om man må ophænge opslag i vores opslagsskab vedr. konference ”Kvinder i Netværk” i Assentofthallen den 10. juni. Poul Nielsen foreslog et regelsæt, som følger:

Vedr. opslag i opslagsskab ved Essenbæk Sognehus, ved kirkerne i Årslev, Hørning og Essenbæk samt på pastoratets hjemmeside, tillades følgende:

  1. prioritet. Pastoratets egne meddelelser/opslag.
  2. prioritet. Meddelelser/opslag fra foreningen/organisationer der er en del af den danske folkekirker.

 

Menighedsrådets beslutning. Godkendt

  1. Forslag om forplejning ved de ordinære menighedsrådsmøder v. formanden. Poul Nielsen foreslog at køkkenhjælpen (Inger Simonsen) søger for forplejning, til erstatning af de hidtidige smørrebrød.

Menighedsrådets beslutning. Godkendt

  1. Eventuelt.

Poul Nielsen orienterede om fotografering af alle landets kirker vi forventer at det er gratis.

Helle Salling orienterede om et møde i skoletjenesten. Indhold relation til børnene, godt møde.

Mødet er slut vi fortsætter med lukket møde.

Ref: Max Munch

 

Poul Nielsen                                                              Jens Hoyer                                    Birte Pedersen

 

 

Annete Gaardsted                                                  Mogens Søndergaard               Helle Salling

 

 

Berit Mogensen                                                       Jytte Märcher Jensen               Søren Peter Villadsen

 

 

Tine Rasmussen                          Henrik Blichfeldt                         Inger Lise Gram                                    Max Munch

14. marts 2017

VIRRING MENIGHEDSRÅD

Referat af ordinært menighedsrådsmøde tirsdag d. 14. marts 2017 kl. 19.00 i Sognehuset.

I mødet deltog: sognepræst Inger Lise Gram, sognepræst Søren Peter Villadsen, medarbejderrepræsentant Heine Bonde Smidt, formand Jens Ole Johansen, Jens Erik Frisk Nielsen, Kurt Schneider, Brenda Thorup samt Lars Torstensson.

Regnskabsfører Christian Kirk deltog under behandlingen af dagsordenens punkt 3.

På dagsordenen var følgende punkter til behandling:

 

 

  1. Godkendelse af dagsorden.

Ingen bemærkninger.

 

  1. Evt. bemærkninger til forhandlingsprotokol fra menighedsrådsmødet 14. februar 2017.

Ingen bemærkninger.

 

  1. Fremlægning af årsregnskab for 2016 v/ Christian Kirk og menighedsrådets godkendelse.

Regnskabsfører Christian Kirk fremlagde Virring Sogns Menighedsråd, cvr-nr. 11295010, Regnskab 2016, afleveret d. 06-03-2017.

 

Årets resultat viser et mindreforbrug, som er begrundet i et lavere aktivitetsniveau.

De store arbejder i kirken har brugt en stor del af de frie midler, så der er et mindre råderum næste år.

 

Menighedsrådet godkendte årsregnskabet.

 

Bilags- og regnskabsinstruksen skal vurderes, ligesom også bilagshåndteringen bør gennemgås.

 

  1. Udvendig kalkning af kirken.

Heine sætter arbejdet med udvendig kalkning af kirken i gang.

 

 

  1. Kloakering ved graverhuset v/ JEN.

Der er indkommet foreløbige tilbud på kloakering og asfaltering. Prisen vil ende omkring kr. 100 000,-.

Vi sender en ansøgning til provstiet, begrundet i de få frie midler i kirkekassen. (Jens Erik).

 

  1. Asfaltering på P-areal ved graverhuset v/ JEN.

Se punkt 5.

 

  1. Mini grandækning i 2017 på Virring Kirkegård v/ Heine.

 

Heine vil gerne afholde grandækningskursus (minigrandækning) på Virring kirkegård i uge 42.

Menighedsrådet godkendte dette.

 

  1. Ansættelse af gravermedhjælper 2017

Heine vil gerne ansætte den samme som sidst.

Menighedsrådet godkendte dette.

 

  1. Indkøb af Ipad /Tablet til graverkontor.

Det vil koste ca. kr. 6000,- det første år og ca. kr. 2000,- de følgende.

 

  1. Fastsættelse af tidspunkt for kirkesyn.

Heine og Jens Erik sender forslag til datoer.

  1. Meddelelser fra præsterne.

–          ILG og SVP har overtaget kirkebladet midlertidigt

–          Det går fornuftigt med konfirmander

–          Gudstjenesteliste fastlagt med mulighed for lørdagsdåb også i Virring

 

  1. Evt.

–          Referater fra aktivitetsudvalget

 

 

 

Inger Lise Gram                                       Søren Peter Villadsen                              Jens Ole Johansen

 

Heine Bonde Smidt                                  Jens Erik F. Nielsen                                  Kurt Schneider

 

Brenda Thorup                                          Lars Torstensson